Mity kontra fakty w kontroli zarządczej

Kiedy pada słowo „kontrola”, widzę, jak wielu z Państwa lekko się spina. Kojarzy się z kimś, kto przyjeżdża, porównuje stan faktyczny z prawnym i wytyka. A kontrola zarządcza to coś zupełnie innego. Przez blisko trzydzieści lat pracy po obu stronach – i jako osoba odpowiedzialna za kontrolę zarządczą w jednostce, która sama stanęła na dyscyplinie i jako ta, która kontrolowała działalność jednostek – nazbierałam całą kolekcję nieporozumień krążących po placówkach. Część z nich jest nieszkodliwa. Część potrafi dyrektora naprawdę kosztować. Przyjrzyjmy się więc sześciu najczęstszym: mit, a zaraz po nim fakt i krótka rada, co z tym zrobić.

Mit 1: „Kontrola zarządcza to po prostu sprawdzanie”

FAKT: Sprawdzanie, czyli porównanie stanu faktycznego ze stanem prawnym, dotyczy zwykle wycinka działalności jednostki. Kontrola zarządcza to coś znacznie szerszego – to ogół działań podejmowanych, żeby cele i zadania jednostki były realizowane w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Czyli, mówiąc po ludzku: to po prostu zarządzanie jednostką począwszy od planowania poprzez działanie, motywowanie i dopiero na końcu kontrolowanie.

Rada: proszę przestać myśleć o kontroli zarządczej jak o „inspekcji”, a zacząć jak o narzędziu, które pomoże Państwu na co dzień prowadzić placówkę. To zresztą najtańsze narzędzie zarządzania, jakie mają Państwo pod ręką – nie wymaga budowania osobnej struktury, bo tworzą je wszyscy pracownicy przez rzetelne wykonywanie swoich obowiązków.

Mit 2: „To mój budżet, wydaję, jak chcę”

FAKT: Kierownikom często wydaje się, że w wydatkach mają pełną dowolność. Otóż nie mają. Wydatki muszą być zgodne z planem finansowym i z przepisami dla poszczególnych rodzajów wydatków – mają być celowe, oszczędne i terminowe. Mają mieścić się w planie finansowym jednostki i należy obowiązkowo również uwzględniać zobowiązania. W przeciwnym razie w grę może wchodzić naruszenie dyscypliny finansów publicznych, a to, uwierzą mi Państwo, bardzo nieprzyjemna sytuacja, której nikomu nie życzę.

Rada: proszę nie podpisywać „w ciemno”. Częsty błąd to podpis pod dokumentem, w którym ktoś inny wpisał paragraf – a potem okazuje się, że wydatek był z tym paragrafem niezgodny. Wierzymy, ale jednocześnie sprawdzamy.

Mit 3: „Odpowiedzialność mogę przekazać księgowej albo ZEAS-owi”

FAKT: To jeden z najgroźniejszych mitów. Ustawodawca zdecydował, że za zapewnienie kontroli zarządczej odpowiada kierownik jednostki – i tej odpowiedzialności nie da się ani zrzec, ani przenieść na kogokolwiek. Jeżeli dokument nawet i przygotował za Państwa ZEAS albo CUW, ale to Państwo go podpisują, to jest to Państwa dokument i Państwa odpowiedzialność. Zawsze odpowiada dyrektor. Zawsze. Potwierdzają to wyroki sądów.

Rada: skoro odpowiedzialność jest niezbywalna, to warto z niej zrobić użytek świadomie. Wierzę, że coś prawidłowo funkcjonuje ale też sprawdzam. I oczywiście samokontrolę wpisujcie Państwo w zakresy obowiązków pracowników – bo pracownik, który nie ma jej w zakresie czynności, zawsze powie, że nie miał obowiązku jej sprawować. Taki zapis to potem tarcza ochronna kierownika, choćby w sądzie pracy.

Mit 4: „Każda jednostka musi mieć kodeks etyki”

FAKT: Żaden przepis nie nakazuje jednostce posiadania kodeksu etyki. W małej, zgranej placówce, w której nic złego się nie dzieje, bywa on po prostu zbędny. W dużej, z realnymi problemami – potrafi być bardzo pomocny. To wszystko zależy od Państwa jednostki i od problemów z jakimi się borykacie.

Rada: jeżeli już się Państwo na kodeks decydują, proszę go nie „wyklikać” z internetu i nie wrzucać na półkę. Dokument ściągnięty żywcem żyje własnym życiem i nie spełnia swojej roli. Lepszy efekt daje kodeks tworzony z udziałem samych pracowników – także tych trudniejszych – bo kto współtworzył zasady, temu znacznie trudniej je potem łamać.

Mit 5: „Kontrola i tak zawsze zarzuci nam brak jakiegoś dokumentu”

FAKT: Nie można zarzucić jednostce braku czegoś, co nie wynika z przepisów. Naprawdę gorsza sytuacja to mieć dokument i go nie przestrzegać. Brak procedury da się jeszcze wytłumaczyć – ale złamanie własnej, wewnętrznej reguły od razu podważa wiarygodność jednostki. Lepiej nie mieć procedury, niż ją mieć i jej nie stosować. Gdy kontrola widzi zarządzenie ze starą, nieaktualną podstawą prawną albo instrukcję, której nikt nie realizuje, to czerwone światełko od razu się jej zapala i poszerza zakres badania.

Rada: proszę regularnie przeglądać to, co Państwo już mają, i aktualizować podstawy prawne. Nie chodzi o mnożenie papierów – nadmiar zbędnej dokumentacji też jest błędem, bo przeczy zasadzie adekwatności. Chodzi o to, żeby dokumenty odzwierciedlały aktualny stan prawny i były spójne z rzeczywistością. Bo jak nie odzwierciedlają, to od razu widać, że dokumenty sobie, a życie sobie.

Mit 6: „Wezmę plan i regulamin od sąsiedniej placówki i mam z głowy”

FAKT: Kontrola zarządcza ma być adekwatna, czyli – jak lubię mawiać – szyta na miarę. Dopasowana do wielkości jednostki, jej budżetu, liczby pracowników i realizowanych zadań. To, co jest potrzebne w jednej placówce, w drugiej bywa zupełnie zbędne. Przepisany żywcem regulamin to klasyczny dokument, który tylko leży na półce, bo pracownicy nie rozumieją, o co w nim chodzi.

Rada: zanim cokolwiek Państwo stworzą, warto sprawdzić, ile swobody zostawił organ prowadzący – czy narzucił metodologię, wzory i terminy, czy dał dowolność. Jeżeli dał dowolność, można oprzeć się na wzorach Ministra Finansów, ale i tak trzeba je dostosować do siebie. I jeszcze jedno: do planu wpisujcie Państwo tylko cele, na które macie realny wpływ. Cel typu „budowa sali gimnastycznej”, finansowany przez gminę poza Państwa planem finansowym, to pułapka – jego niezrealizowanie obciąży ocenę Państwa kontroli zarządczej.

Na koniec

Zauważą Państwo, że pod większością tych mitów leży jedno przekonanie: że kontrola zarządcza to papier i biurokracja. A to nieprawda. O jej skuteczności nie decydują procedury, tylko świadomość pracowników i to, jak wykonują powierzone im zadania. Dwa inne mity – że „im więcej dokumentów, tym lepiej” oraz że „gaszenie już rozpalonego pożaru to zarządzanie ryzykiem” – zostawiam sobie na osobne rozmowy, bo każdy z nich zasługuje na własny wpis. Tu tylko hasłowo przypomnę: dokument ma być adekwatny, a ryzykiem zarządza się przed, nie po. Bo jeżeli jest po, to zwykle musztarda po obiedzie i jest to zarządzanie kryzysem.

Kontrola zarządcza nie jest tak skomplikowana, jak się Państwu wydaje. Mamy tyle prawa, ile nam ustawodawca dał – korzystajmy z tego, ale róbmy to mądrze.

Jeżeli chcą Państwo rozłożyć te tematy na czynniki pierwsze – bez straszenia, za to z konkretnymi przykładami z życia – zapraszam na szkolenia. https://kontrolazarzadcza.com.pl/szkolenia/kontrola-zarzadcza/ .