Plan działalności bez potknięć – jak formułować cele, żeby miały ręce i nogi
Plan działalności bywa dokumentem, który spędza dyrektorom sen z powiek – a wcale nie musi. W tym tekście pokażę Państwu, kiedy go przygotować, ile celów w nim umieścić i jak je opisać, żeby nie powielić najczęstszych błędów.
Od ogółu do szczegółu. Najpierw budżet potem plan
Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej jest obowiązkiem kierownika jednostki. Co do tego nie ma żadnych wątpliwości, gdyż wynika to z art. 69 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Natomiast sama organizacja kontroli zarządczej na szczeblu gminy, powiatu czy województwa należy odpowiednio do kierowników tych jednostek czyli: wójta, burmistrza, prezydenta w gminie, starosty w powiecie i marszałka w województwie. W skali kraju, w różnych samorządach bywa to różnie. Dlatego należy sprawdzić czego wymaga od Państwa organ prowadzący. To wójt, burmistrz, prezydent albo starosta reguluje w formie zarządzenia, jak ma wyglądać kontrola zarządcza w podległych jednostkach – i to od tego zależą Państwa obowiązki dokumentacyjne.
Bo różnie z tym bywa. Są samorządy, które dają jednostkom organizacyjnym pełną swobodę – zobowiązują kierownika tylko do zapoznania pracowników ze standardami i złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za miniony rok. Ale są i takie, które regulują wszystko szczegółowo: elementy planu działalności, sprawozdania z jego realizacji oraz terminy złożenia tych dokumentów, metodologię zarządzania ryzykiem w tym skalę punktową oceny ryzyka, termin złożenia i formę oświadczenia o stanie kontroli zarządczej czy samoocenę.
Jeżeli organ prowadzący zostawia Państwu dowolność co do terminu wtedy radzę: uzależnijcie przygotowanie planu od momentu przyjęcia budżetu. Bo dopiero wtedy wiedzą Państwo, jakimi środkami będą dysponować i mogą dostosować zadania do środków. W samorządach terminy bywają różne – do 15 grudnia, do końca grudnia, do końca stycznia – ale koniec stycznia to praktycznie najpóźniejszy sensowny moment.
Ile celów i jakimi słowami
Ile celów wpisać? Zgodnie z zaleceniami Ministra Finansów – nie mniej niż 3 i nie więcej niż 5. W związku z tym, że budżet jest jednoroczny zaleca się planowanie w okresie rocznym. Można również cele określić długofalowo i podzielić je na roczne etapy, bo – powiedzmy sobie szczerze – wszystkiego nie da się zrobić w jeden rok.
Teraz słownictwo, bo to ważne. Cele w planie mają poprawiać jakość pracy jednostki. Dlatego proponuję trzymać się takich czasowników: poprawa, wzbogacenie, dostosowanie, podniesienie, usprawnienie. Jedyny wyjątek to sytuacja, gdy wdrażają Państwo coś zupełnie nowego – wtedy oczywiście nie „poprawiacie”, tylko wprowadzacie lub budujecie.
Najczęstszy błąd – cel „zgodność z prawem”
A teraz pułapka, w którą wpada naprawdę wielu dyrektorów. Proszę nie wpisywać do planu działalności celu „zgodność z przepisami prawa”. Dlaczego? Bo to już jest cel samej kontroli zarządczej – jeden z ustawowych. Powielanie ustawowych celów kontroli zarządczej zamiast formułowania własnych, mierzalnych celów rozwojowych to jeden z najczęstszych błędów w planach, jakie widuję.
Kryteria formułowania celów
Celem nie powinno być samo działanie lub czynność lecz rezultat, efekt tego działania. Cele powinny spełniać następujące kryteria:
Istotność – cel powinien obejmować najważniejsze obszary działalności jednostki oraz odzwierciedlać istotne potrzeby społeczno-gospodarcze zawarte w aktualnych dokumentach programowych;
Precyzyjność i konkretność – cel powinien zostać sformułowany w sposób jednoznaczny, nie pozostawiający miejsca na swobodę interpretacyjną, w jego opisie nie powinno być skrótów, powinien odnosić się do zamierzonego wyniku realizacji celu;
Mierzalny – sformułowany w taki sposób, by można było w sposób liczbowy/wartościowy wyrazić stopień jego realizacji;
Określony w czasie – powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć;
Osiągalny i realistyczny – powinien oscylować wokół spodziewanych pozytywnych wyników możliwych do wykonania.
Cele muszą mieć mierniki – pokażę na przykładzie
Jak to wygląda w praktyce? Weźmy cel „poprawa bezpieczeństwa i higieny”. To dobry cel – i, co najważniejsze, mierzalny. Miernikiem może być liczba wypadków nie większa niż średnia z ostatnich trzech lat. A pod ten cel podpinają Państwo konkretne zadania np.: wymianę wykładziny w Sali …., remont schodów wejściowych, przeszkolenie nowo zatrudnionej osoby w kuchni.
Podobnie z innymi celami. Poprawa jakości usług – miernik: procent dzieci objętych pomocą psychologiczno-pedagogiczną. Wzbogacenie oferty edukacyjnej – miernik: wzrost liczby uczniów o 3 osoby. Widać schemat: cel, do niego miernik, trzeba określić jego wartość, a dalej konkretne zadania, które prowadzą do realizacji celu. Cele realizowane są poprzez zadania.
Dla porządku dodam, że wzoru planu działalności nie trzeba wymyślać od zera. Jeżeli organ nadrzędny nie narzuca formy, mogą Państwo skorzystać ze wzoru określonego przez Ministra Finansów w rozporządzeniu z 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania – obowiązującego w administracji rządowej – i dostosować je do siebie. W jednym z planów MEN był na przykład cel „podnoszenie jakości kształcenia uczniów ze specjalnymi potrzebami przez edukację włączającą”, z konkretnymi miernikami: liczbą produktów projektu, uczestników konsultacji i spotkań. To dobra ściągawka, jak formułować cele i mierniki.
Mierniki
Aby móc powiedzieć, czy cel został zrealizowany, do każdego celu należy określić miernik. Miernik powinien:
- Umożliwić rzetelne i obiektywne określenie stopnia realizacji celu; mierniki nie powinny mieć wartości logicznej (tak/nie), opisowych, bazujących na subiektywnej ocenie,
- Odnosić się do rezultatu, jaki ma być osiągnięty,
- Mierzyć tylko to, na co jednostka ma wpływ, nie powinien poddawać się manipulacji,
- Bazować na wiarygodnych i w miarę łatwo dostępnych informacjach.
Podsumowując, mierniki mają być: adekwatne, akceptowalne, wiarygodne, łatwe do monitorowania, odporne na manipulacje, mierzące skuteczność/wydajność/efektywność, mierzące produkt/rezultat/oddziaływanie.
Plan działalności nie jest sztuką dla sztuki. To narzędzie, które pomaga Państwu spojrzeć na jednostkę całościowo, lepiej realizować zadania i efektywniej wykorzystywać posiadane zasoby.
Jeżeli chcieliby Państwo popracować na gotowych wzorach planu działalności i sprawozdania – dopasowanych do realiów oświaty – zapraszam na szkolenia Akademii Efektywnej Myśli. https://kontrolazarzadcza.com.pl/szkolenia/kontrola-zarzadcza/