Wielu dyrektorów wierzy, że im grubszy segregator z procedurami, tym bezpieczniejsza placówka. Otóż niekoniecznie. Pokażę Państwu, dlaczego o skuteczności kontroli zarządczej decyduje coś zupełnie innego niż liczba regulaminów — i co zrobić, żeby papier faktycznie Państwa chronił, a nie narażał.
O skuteczności nie świadczą procedury, tylko ludzie
Zacznę od zdania, które zawsze budzi zdziwienie: o skuteczności kontroli zarządczej nie świadczą procedury, jakie są w jednostce. Świadczy przede wszystkim świadomość wśród pracowników. Można mieć półkę pełną regulaminów i słabą kontrolę zarządczą, i można mieć kilka rozsądnych dokumentów oraz kontrolę, która naprawdę działa.
Skąd ta różnica? Kontrola zarządcza to system — a system tworzą ludzie, którzy wiedzą, po co robią to, co robią. To właśnie środowisko wewnętrzne: wartości etyczne, kompetencje, struktura i delegowanie uprawnień. To, jacy są ludzie, decyduje o tym, jak zadziałają wszystkie pozostałe elementy. Dlatego kontrola zarządcza jest zresztą najtańszym narzędziem zarządzania — bo w jej organizację zaangażowani są wszyscy pracownicy, a nie jeden dokument w szafie.
Lepiej nie mieć procedury, niż mieć i jej nie stosować
To zdanie chciałabym Państwu szczególnie zostawić: lepiej nie mieć procedur wewnętrznych, niż je mieć i ich nie przestrzegać. Brzmi przewrotnie, ale ma bardzo praktyczne uzasadnienie.
Kiedy do jednostki wchodzi kontrola i widzi rozdźwięk między tym, co jest zapisane, a tym, co dzieje się naprawdę — u osoby kontrolującej od razu zapala się czerwone światełko. A czerwone światełko oznacza jedno: zwiększenie zakresu kontroli. Kontrolujący myśli sobie tak: skoro tu nie jest tak, jak napisano, to sprawdźmy, gdzie jeszcze. I widać wtedy jak na dłoni, że dokumenty sobie, a życie sobie.
Spotykam zarządzenia, które opisują jakiś proces — dajmy na to tworzenie planu szkoleń — a w rzeczywistości ten proces w ogóle nie funkcjonuje. Pracownicy nie wnioskują, nikt się do zapisu nie stosuje, dokument tylko leży. Takie zarządzenie jest tylko na półce i nie spełnia swojej roli. Jest bezużyteczne, a przy kontroli — wręcz szkodliwe.
Podobnie z dokumentami nieaktualnymi. Regulamin wprowadzony kiedyś z realnej potrzeby staje się miną, gdy zmienią się przepisy albo sytuacja jednostki, a nikt go nie odświeżył. Rozjazd z prawem rodzi zarzuty. Dlatego regulaminy mają być użytkowane i powszechnie dostępne, a nie zamknięte w szafie.
Co z tym zrobić — trzy ruchy, które naprawdę chronią
Skoro pokazuję zagrożenie, to od razu podpowiadam, jak się zabezpieczyć. Po pierwsze — przy wprowadzaniu regulaminu kontroli zarządczej zbierzcie Państwo od pracowników podpisy potwierdzające zapoznanie się i zobowiązanie do przestrzegania. To nie biurokracja dla biurokracji, to dowód, że dokument żyje.
Po drugie — aktualizujcie zakresy obowiązków i zbierajcie podpisy na aneksach. Zdarza się, że pracownik ma ten sam zakres obowiązków od dziesięciu, piętnastu lat, a jego zadania dawno się zmieniły. Aktualny, podpisany zakres obowiązków to Państwa tarcza w sądzie pracy i w sytuacjach kryzysowych.
Po trzecie — wpiszcie samokontrolę w zakres obowiązków każdego pracownika. Samokontrola to nic innego jak sprawdzanie przez pracownika jakości i poprawności własnej pracy. Wpisana w obowiązki chroni jednostkę przed nierzetelnymi informacjami i daje podstawę do reakcji, gdyby coś poszło nie tak.
Podpisujesz — to Twój dokument. Zawsze odpowiada dyrektor
Na koniec rzecz najważniejsza, bo tu najczęściej słyszę tłumaczenia. Zdarza się, że dyrektor mówi: „To nie moja wina, przecież obsługuje mnie Centrum Usług Wspólnych” albo „ZEAS przygotował mi politykę rachunkowości”. Otóż to błąd. To, że dokument przygotował ktoś inny — księgowy, CUW, ZEAS — nie znaczy, że nie jest Państwa. Podpisując go, utożsamiacie się z nim i on Was obowiązuje.
Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą zawsze ponosi kierownik jednostki i nie można jej ani zrzec, ani przenieść. Zawsze odpowiada dyrektor, zawsze — bo kontrola finansowa to tylko część kontroli zarządczej. Nawet skuteczne przekazanie upoważnień nie zdejmuje z dyrektora tej odpowiedzialności. Dlatego mają Państwo pełne prawo poznać treść dokumentów, które podpisujecie, i dostosować je do potrzeb oraz do prawa. Bo jeśli przy kontroli wyjdzie rozdźwięk między dokumentem a praktyką, to nie CUW usłyszy zarzuty. Usłyszy je ten, kto się podpisał.
Co z tym zrobić
Proszę spojrzeć na swoją placówkę nie przez pryzmat liczby regulaminów, tylko przez pryzmat tego, czy one żyją. Zróbcie Państwo prosty przegląd: które dokumenty odzwierciedlają rzeczywistość, które są nieaktualne, a które leżą tylko na półce. Lepiej mieć mniej dokumentów, ale stosowanych, niż komplet, który przy pierwszej kontroli zapali czerwone światełko. I pamiętajcie: każdy podpis to Państwa podpis.
Jeżeli chcecie przejść przez to krok po kroku — jak zbudować kontrolę zarządczą szytą na miarę Waszej jednostki, bez zbędnego papieru — zapraszam na szkolenia Akademii Efektywnej Myśli. Zapiszcie się też na nasz newsletter, żeby kolejne praktyczne wskazówki trafiały prosto do Państwa.